Coaching Stiilis Kohtumine. Tõhusa ärisuhtluse Saladused

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 15:44

Kord ootasin tootmise personaliosakonna algaja juhina entusiasmiga tehase juhtkonna esimest kohtumist. Kujutasin ette, kui produktiivselt haldusmeeskond meeskonna heaks töötab.

Minu alluv, personaliosakonna inspektor, kes töötas siin peaaegu 50 aastat, ei jaganud minu helgeid ootusi. „Ärge imestage, et tehase kõigis probleemides süüdistatakse personaliosakonda. Ärge olge sellest olukorrast ärritunud, juhid peavad auru välja laskma ja leidma süüdlased. Ja kohtumise formaat sarnaneb pigem basaariga kui organiseeritud kolleegide koosolekuga, kes peavad jõudma ühisele otsusele."

Tõepoolest, kohtumine tabas mind konstruktiivsuse puudumisega. Nad kõik rääkisid praktiliselt samal ajal, üksteist kuulmata ja päevakorda meenutamata. Seetõttu jäid “põletavad” küsimused lahendamata ja kogu aeg kulus tühiste detailide arutamisele. Sellest ajast on möödas 10 aastat, kuid erinevate ettevõtete juhtide sõnul peetakse sarnaseid kohtumisi endiselt.

Mida saan treenerina soovitada, et kohtumised oleksid konstruktiivsed ja tulemuslikud? Kaaluge taotlust ja otsige selle rakendamiseks parimaid tavasid. Esiteks analüüsige, kas teil on tõesti vaja koosolekut läbi viia või saate hakkama mõne muu sisekommunikatsiooni vorminguga?

Millal koosolek pidada?

1. On vaja meeskonna arutelu probleemi või ülesande üle

2. Meeskonnaga on vaja jagada olulist teavet ja kuulata selle liikmete arvamusi.

3. Tahad koguda olulises küsimuses maksimaalset arvu ideid ja seisukohti

4. On probleem, mis mõjutab enamiku alluvate eesmärke.

5. Kas teate, et meeskond soovib kokku saada ja mõne probleemi ühiselt lahendada, jagades samal ajal vastutuse selle rakendamise eest?

Millal ei tohiks koosolekut pidada?

1. Mõistlik on kasutada muid suhtlusvahendeid ilma jõudlust vähendamata

2. Ülesanne on kiireloomuline / oluline ja selle lahendamisega viivitamine võib olla liiga kallis

3. Küsimus on liiga isiklik, et seda avalikuks aruteluks esile tuua

4. Ei ole piisavalt aega koosoleku ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks

5. Tahad kasutada koosolekut vahendina kellegi karistamiseks alluvatest

Kõik kümme punkti võib kokku võtta ühe lausega. Korraldage koosolek, kui on vaja meeskonnatööd, ja ärge korraldage koosolekut, kui seda pole.

10 näpunäidet tõhusate kohtumiste jaoks

Sihtmärk. Otsustage ise, mis eesmärgil peate koosoleku korraldama? Milliseid tulemusi ja millisel kujul soovite koosoleku lõpus saada? Kas tuleb teha otsuseid? Millised raskused võivad tekkida ja kuidas neid neutraliseerida? Kuivõrd koosolekul osalejate eesmärgid kattuvad / erinevad? Kas eesmärkide konfliktid on võimalikud? Mida hoolikamalt esimene etapp läbi töötatakse, seda vähem tekib kohtumisel vastupanu

Osalejad. Koosolekul osalejate koosseis kujuneb sõltuvalt selle eesmärkidest. Kutsuge need inimesed, kes saavad koosoleku küsimuste arutelusse tõesti olulise panuse anda. Pange proovile oma töörühma värbamise motivatsioon, kas muudate koosolekud ühe näitleja (enda) teatriks? Kas see koosseis on tõesti produktiivne? Osalejate koosseisu tasub pidevalt muuta, moodustades selle iga koosoleku jaoks individuaalselt. See aitab juhil vältida rutiini ja positiivselt mõjutada rühma dünaamikat

Vorming. Valige oma ülesannetest sõltuvalt parim koosolekuvorm. Kui vajate näiteks

1) teavitage meeskonda uuendustest

Korraldage "kohtumine - infosõnum". Sellise kohtumise ülesanne on osalejaid võimalikult palju teavitada eelseisvatest muudatustest, eesmärk on vastupanu vähendada. Hea vahend juhi abistamiseks oleks SWOT -analüüs.

2) seab ülesandeid ja jagab vastutust

"Kohtumine-järjekord". Väga struktureeritud ja selge formaat, olukorra kontroll, eesmärk on jagada vastutus osalejate poolt iseseisvalt. See vähendab suunatuse taset, mis võib häirida ülesannete kvaliteetset täitmist.

3) teha ühine otsus

Korraldage "koosolek-läbirääkimised", mille käigus kuulate kõigi osalejate arvamusi. Win-win koosolekustrateegia, juhi roll on moderaator. Selle vormingu tööriistad on ajurünnak, mitme positsiooni küsitlus, küsitlus kaartidega, probleemianalüüsi skeem jne.

Probleemianalüüsi skeem, T. Edmüller

4) probleemi lahendamiseks ühendage

Vahenduskoosolek on sellise kohtumise jaoks optimaalne vorm. On väga oluline leida moderaator, kes naudib meeskonna autoriteeti. Juht ei pruugi alati olla parim valik. Palju tõhusam on kutsuda välisspetsialisti (vahendaja, treener, konsultant)

5) koguda ideid

“Kohtumine - ajurünnak” on sel juhul 100% parim lahendus. Selles vormingus on peamine järgida reegleid ja ajurünnaku algoritmi. Samuti säilitage avatuse ja lihtsuse õhkkond, pidades meeles, et kriitika tapab selliste kohtumiste tõhususe

6) parandada pädevust

"Kohtumine-õppimine". See formaat võimaldab juhil tegutseda koolitaja või treenerina. Jagage alluvatega kasulikku teavet, arutage seda ja planeerige, kuidas seda igapäevases funktsionaalsuses rakendada. Hea leid juhtidele on 30-minutilised kohtumised mitu korda nädalas / kuus, mille nad korraldavad spetsiaalselt alluvate arendamiseks. Üks pädevus - üks arendustehnika - tegevuskava on selliste kohtumiste ligikaudne algoritm

Koht. Koht, kus te oma meeskonnaga kohtute, sõltub kohtumise eesmärgist ja vormist. Koolitusvorm ja "vahenduskoosolekud" võivad nõuda erineva suuruse ja varustusega ruume. Mõelge sellele eelnevalt. Samuti on vajalik, et osalejad näeksid üksteist ja saaksid kohtumise juhiga silmsidet luua

Plaani. Teie kohtumisplaan peaks olema kirjalik. Tegelikult on see päevakord, mis sisaldab järgmisi punkte

- kuupäev, kellaaeg, asukoht

- koosoleku eesmärk

- arutatavad küsimused

- koosoleku soovitud tulemus ja selle vorm

- formaat

- algataja ja see, kes koosolekut korraldab

- osalejate nimekiri, sealhulgas väljastpoolt kutsutud

Saatke koosolekukava koosolekul osalejatele, nad võivad soovida oma küsimusi lisada. Aja kokkuhoiu eesmärgil saate ühel koosolekul lahendada mitu küsimust

Reeglid. Koosolekute läbiviimise põhireeglid määrab meeskond ja need võivad koosolekutel erineda. Kuid on olemas püsivad reeglid, näiteks ajakavast kinnipidamine, otsustajate kokkulepped, ettevõttepoliitikaga seatud piirangud, konfliktide ohjamise kokkulepped jne

Protokoll. See on omamoodi kokkuvõte kohtumisest, mis kirjeldab kõiki selle põhipunkte. Selle koostab koosoleku sekretär, tuginedes koosoleku käigus tehtud märkmetele. Protokollile kirjutavad alla juht, koosoleku sekretär ja peamised osalejad (tegevuskavas märgitud). Protokolli koopia saadetakse kõigile koosolekul osalejatel

Aeg. Aja juhtimine on kohtumiste tõhususe üks peamisi aspekte. Alustage koosolekut alati ettenähtud ajal, sest hiljem ei ole teil võimalik saavutada täpsust. Määrake plaani kõigi punktide jaoks ajaraamid ja jälgige nende rakendamist. Järgige reeglit 60x20x20:

Kulutage 60% ajast kiireloomulistele / olulistele küsimustele.

Jätke 20% ajast ettenägematutele teemadele ja äkki esile kerkivatele kiireloomulistele küsimustele

Eraldage 20% ajast nn. sotsiaalsed vajadused - pausid, lõunasöök, rääkimine jne.

Lõpp. Et koosolek hästi lõpetada, tehke kokkuvõte meeskonnatööst. Pange tähele, mida meeskond on saavutanud, läbige väljatöötatud plaani punktid, veenduge, et kõik kohalviibijad saaksid plaanitust aru ja toetaksid seda. Koosoleku lõpus genereerige kokkuvõtlik teade, mis saadetakse kõigile koosolekul osalejatele, sealhulgas ka puudujatele. Salvestage sellesse osalejate nimekiri, peamised aruteluküsimused, tehtud otsused, tegevuskava ja iga selle punkti, tähtaegade, kontrollpunktide eest vastutavad isikud, järgmise koosoleku kuupäe

Kontroll. Olukorrad, kus kõik lõpeb koosolekuga, pole haruldased. Tegutsemiseks on vaja soovi ja motivatsiooni ning kontrolli otsuste elluviimise üle. Määratlege koosolekul kontrollpunktid ja selle eest vastutavad isiku

Raskused koosolekute pidamisel

1. Konflikti

Koosolekute ajal tekivad sageli konfliktsituatsioonid. Mõnikord süttivad nad nii palju, et kohtumine muutub vastastikuste süüdistuste ja isiklike rünnakute vooks. Mida peaks juht sel juhul tegema?

- Lükata vastuolulise küsimuse arutelu edasi ja lahendada see hiljem, selle koosoleku raames. Selleks ajaks kired vaibuvad ja osalejad saavad end konstruktiivselt väljendada.

- Tõlkige probleemi lahendus individuaalses vormingus ja kohtuge konfliktiosalistega väljaspool üldkoosolekut

- Parandage küsimus ja kutsuge seda järgmisel koosolekul kaaluma

- Pakkuge kompromissi

2. Suhtlustõkke

Nõuanded, ähvardused, kriitika, etteheited, "diagnoosid" ja sildistamine, soovitused, korraldused, klišeed ja tavalised sõnastused võivad kõik koosolekut takistada. Suhtlustõkked põhjustavad vastupanu ja antipaatiat. Juhil on oluline selliseid asju märgata ja neile töörühma liikmete tähelepanu juhtida. Suhtlustõkete kõrvaldamiseks looge sellega seoses täiendav tööreegel. Ja ka süstemaatiliselt parandada meeskonna suhtlemispädevust

3. Vea

Miinuseid ja vigu koosolekute läbiviimisel võib märgata igas ettevõttes. Kõige tüüpilisemad on:

- seatud eesmärkide mittejärgimine

- eeskirjade eiramine

- teabe puudumine koosolekul osalejatele

- töötajate hoidmine kõige produktiivsemal ajal

- rõhk peast või vastupidi, passiivsus ja kaastegevus

- tegevusetus pärast koosolekut

Teie kohtumistest võib saada väärtuslik juhtimisressurss või must auk, milles aeg lahustub jäljetult. Valik on sinu.